Le partage de connaissance est depuis quelques années une chose importance pour les entreprises. Pour mieux travailler en groupe, les entreprises utilisent des outils de collaboration qui permettent à ses employés d’échanger des connaissances. Généralement, ces outils constituent une seule interface où tous les membres de l’entreprise ou les employés peuvent se connecter pour travailler sur un ou plusieurs projets afin d’y apporter leur expertise et leurs connaissances. Ainsi, dans les entreprises d’aujourd’hui, le partage de connaissance est indispensable. Découvrez quelques outils de collaboration qui aident les collaborateurs d’une entreprise à partager des connaissances.
La GED ou Gestion Electronique documentaire
La GED est un système de gestion des contenus documentaires dans l’entreprise. Elle désigne aussi l’ensemble des logiciels le concernant. Il permet de mettre en œuvre des systèmes d’indexation, d’acquisition, de stockage, de classement d’informations, d’accès et de diffusion de données. Il entre ainsi dans les processus de capitalisation, de collaboration et de partage d’informations. La GED permet ainsi des gains en coûts et en qualité aux entreprises. Elle se fait en 4 étapes, l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion des documents. Elle peut aider l’entreprise dans la gestion du partage de connaissance.
Le groupware
Le groupware ou travail de groupe est un outil de partage de connaissances qu’utilisent plusieurs entreprises. Il permet le partage des savoir-faire implicites et explicites sur des projets internes ou même dans le cadre de relations externes.
L’intranet
Il permet aux collaborateurs de se former ou de travailler sur un même document lorsqu’ils travaillent dans une même entreprise ou pour cette dernière. C’est un outil collaboratif dans lequel les participants peuvent apporter leurs connaissances, y trouver des connaissances, y apporter des modifications dans le cadre d’un ou de plusieurs projets. Qu’ils soient au bureau ou dans un autre endroit, ils peuvent agir sur le document de leur choix pour partager leurs connaissances avec les autres collaborateurs.
Le Workflow
Flux de travaux en français, le Workflow consiste à représenter une suite de tâches effectuées par un groupe. Il renvoie au passage de l’information d’une étape à une autre dans le cadre du partage de connaissance. Son rôle est de faire une description du canal de traitement, de répartir les tâches entre les différents collaborateurs d’une entreprise, de faire des contrôles et modes de validation et de fournir les connaissances et informations nécessaires à chaque acteur afin qu’il puisse effectuer sa tâche correctement. Il sert à piloter et à suivre le traitement des connaissances. C’est un outil de partage de connaissances très répandu dans les entreprises.
La liste des outils de collaboration n’est pas exhaustive. Cependant, pour choisir le ou les outils de collaboration à utiliser dans le cadre du partage de connaissances en entreprise, il faut essayer d’identifier les connaissances et le besoin de l’entreprise. C’est ce qui permet de choisir le ou les outils de collaboration les plus efficaces pour son entreprise.
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